Procedure og retningslinjer for booking og brug af AsylSyds køretøjer, tjenestekørsel og befordringsgodtgørelse

AsylSyd har et antal køretøjer til brug for ansatte i AsylSyd og samarbejdspartnere (frivillige, vagt, personlige repræsentanter og lignende).

Tjenestekøretøj før privatbil
Hovedprincippet i forbindelse med al transport i arbejdsmæssig sammenhæng er, at AsylSyds køretøjer altid skal benyttes frem for egen bil, hvis det er praktisk/teknisk muligt.

Anvendelsesformål
Køretøjerne er kun til tjenestebrug, og må derfor ikke benyttes til nogen form for privat kørsel. En tjenestebil må lejlighedsvis stå på egen privatmatrikel natten over, hvis man for eksempel skal til et eksternt møde. Det er tilladt, men kun i de tilfælde, hvor man skal direkte til et eksternt mødested udenfor kommunen, og hvis det er efter aftale med lederen.

Bemærk: Denne mulighed kan benyttes maks. 25 gange årligt. Alt herover udløser "beskatning af fri bil".

En tjenestebil ikke må bruges til regulær transport mellem hjem og arbejdssted.

Kørsel af beboere i private køretøjer:
På grund af forsikringsregler må du aldrig køre med beboere i din egen bil. Book derfor altid et AsylSyd-køretøj.

Tilladelse til at køre i AsylSyd køretøjer gælder under forudsætning af, at:

• Du har et gyldigt kørekort – du kan blive bedt om at fremvise kørekort ved udlevering af nøgler:
  • Særligt ved stor bus, kat. D, gælder det at ansatte skal have grundlæggende kvalifikationsuddannelse og efteruddannelse (se evt. undtagelser på nettet).
    
    
• Du enten er ansat ved AsylSyd, vagt, tilknyttet en social foranstaltning eller officielt registreret som frivillig.
  
  
• Du er bekendt med og overholder reglerne for brug af AsylSyd-køretøjer:
  • Kør anstændigt, du er AsylSyds ansigt udadtil.
    
    
  • Overtrædelser af færdselsloven og dertilhørende straf påhviler altid chaufføren, og kan ikke på nogen måde tillægges AsylSyd. Dette gælder også parkeringsbøder. Ved konfiskering som følge af vanvidskørsel, vil du være erstatningspligtig af køretøjet samt blive afskediget.
    
    
  • Der må ikke ryges i køretøjerne.

Booking
Du booker AsylSyds køretøjer i Outlook:

• Åbn din Outlook-kalender
• Klik på ”Ny aftale” og dernæst ”Inviter deltagere”
• Klik på ”Til…” og skriv “*asyl” i søgefeltet og tryk ”Enter”
• Vælg relevant bil/bus og afslut med ”Ok”
• I bookingen af køretøjet skal det fremgå:
  • Til/fra sted
  • Hvem der er fører (ansvarlig for kørslen)
  • Til hvilket formål

Vigtigt!
Du kan ikke benytte et køretøj uden at have booket det i Outlook. Har du booket et køretøj uden at få brug for det, så husk at slette bookingen, så den kan bookes af andre.

Afhentning og tilbagelevering

• Køretøjerne står parkeret ved afdelingernes p-pladser (spørg eventuelt en kollega).
• Køretøjet skal leveres tilbage senest ved udgang af bookingperioden. Hvis du ikke kan nå det, skal du kontakte centret, hvor køretøjet er lånt, så næste bruger af køretøjet kan adviseres.
• Når du afleverer køretøjet, skal tanken som minimum være halv fuld.
• Nøglen skal retur til der hvor du har fået den udleveret. Er centret lukket, benytter du cen-trets Nøgledrop.

Tankning

• Der er et benzinkort i bilerne til F24/ Q8.
• Ved tankning skal km-tællerens saldo indtastes på benzinstanderen.
• OBS: Kvitteringer skal ikke gemmes. Der udføres administrativt kontrol af brændstofforbrug. Misbrug politianmeldes.

Booking af AsylSyds store bus
AsylSyd har en stor bus med plads til 50 personer.

Ønsker du at booke bus samt chauffør til kørsel, bedes du kontakte afdelingslederen, som har den pågældende chauffør ansat:

Buschauffører:

• Center Hviding: Mogens, Nina
• Center Aaløkke: Anton

Skader
Sker der en skade på køretøjet i bookingperioden, skal du lave en autoreparationsrapport i LetAsyl, så skaden kan udbedres. Derudover skal du informere centrets leder. Hvis det er en skade, der kræver, at forsikringen skal dække, eller skader på andre køretøjer, så skal du også udfylde skemaet "Skadesanmeldelse" (se punktet "Dokumentation"), som sendes til ejendomskoordinatoren.

Rengøring og vask af køretøjer
Serviceteamet varetager rengøring og vask af køretøjerne i samarbejde med beboere. Som bruger af bilen skal du rydde op efter dig og fjerne affald med videre.

Hvis du som bruger konstaterer, at der er mangler ved køretøjet, så skal du lave en auto-reparationsrapport i LetAsyl, så småfejl, for eksempel  om lys, fungerer korrekt.

Befordringsgodtgørelse
Er der ingen ledige tjenestekøretøjer i dit ønskede tidsrum, kan du efter aftale med din leder få kørselsbemyndigelse til at benytte egen bil til tjenestekørsel og dermed berettigelse til udbetaling af befordringsgodtgørelse.

Befordringsgodtgørelse efter høj takst er forbeholdt tjenestekørsel til en anden adresse end dit normale arbejdssted, som din leder vurderer nødvendig for, at du kan løse dine arbejds-opgaver (fx obligatoriske møder og kurser).

Befordringsgodtgørelse efter lav takst gælder for eksempel ved længerevarende uddannelses- eller kursusforløb, som er bevilliget på dit eget ønske og dermed ikke nødvendig for, at du kan løse dine arbejdsopgaver.

For at få udbetalt befordringsgodtgørelse skal du gøre følgende:

• Udfyld en kørselsbemyndigelse (find den nederst), og få din leder til at godkende den med sin underskrift (skal gøres årligt).
• Udfyld kørsel på PC under Tønder Kommune skrivebord: KMD Opus Kørsel, hvorefter din leder godkender.

Kørselsbemyndigelse

• Kørselsbemyndigelsen er din leders godkendelse af din nødvendige tjenestekørsel i egen bil, der berettiger dig til udbetaling af befordringsgodtgørelse efter høj eller lav takst.
• Kørselsbemyndigelsen skal kun udfyldes én gang, se dokumetation. Husk altid at aftale kør-selstakst med din leder før tjenestekørsel. Din leder afgør altid, om du er berettiget til høj eller lav takst.

Kørselslængde

• Kørslens længde beregnes normalt med arbejdsstedets start- og slutpunkt. I tilfælde, hvor bopælen anvendes som start og slutpunkt, fratrækkes din daglige køreafstand, da dette er dit private kørselsfradrag.
• Afstanden bliver målt i Kraks ruteplanlægning (udgangspunkt for arbejdsgiverkontrol ved SKAT).

Parkering og broafgift
Har du haft udgifter til parkering eller broafgift i forbindelse med din tjenestekørsel, kan du få beløbet refunderet skattefrit ved at dokumentere udgiften.

Hent blanketter for skadesanmeldelse af køretøj samt kørselsbemyndigelse

Procedure for vejhjælp til AsylSyds biler og busser.