Procedure for fragt ved overgivelse til kommune

At beboere får deres fragt hurtigst muligt ved flytning til kommune og samtidig undgå unødige omkostninger for modtagekommunen og ekstra arbejde for AsylSyds ansatte. 

Første kontakt med sagsbehandler i kommunen

• Allerede ved første kontakt til kommunen gøres opmærksom at det er et krav, at beboeren er hjemme til at modtage fragten. Aftal derfor med sagsbehandler, hvilken dag beboeren kan være hjemme hele dagen, da der ikke angives noget tidsrum.
  
  
• Samtidig aftales om det er beboerens eget mobilnummer eller sagsbehandlerens nummer der skal på fragtbrevet, som skal ringes op 1 time før fragten kommer (det er dog ikke med garanti at de ringer selv om vi skriver det på fragtbrevet).
  
  
• Nogle kommuner har særlige ønsker i forbindelse med fragten hvilket kan aftales, da de betaler, men vi skal have det på skrift og gemme det i LetAsyl, for at undgå erstatningsansvar, for eksempel:
  
  
  • At det skal leveres et bestemt tidspunkt, pris cirka. 2.000 kroner. 
  • At det må stilles uden kvittering (kommunen har erstatningsansvar).
  • Andre ønsker.
    

Besked til beboeren

• Hjælp beboeren med flyttekasser, tape, plastik og paller.
  
  
• Forklar beboeren hvor og hvornår fragten skal stå klar.
  
  
• Forklar beboeren vigtigheden i at være hjemme den pågældende dag. 
  Er det en anden medarbejder, der er ansvarlig for webfragt, skal der gives besked om aftaler.

Bestilling af fragt

• Bestilles i Webfragt efter ovenstående aftaler.
  
  
• Relevante felter udfyldes med navn, ID, adresse, telefon med mere.
  
  
• VIGTIGT at afkrydse boksen: "Ufranko – modtager betaler".
  
  
• Under bemærkninger skrives:
  • Modtagerkommune betaler
  • EAN xxxxxxxxxx og navnet på sagsbehandleren
  • Ring 1 time før ankomst på tlf. xxxxxxxx
  • Udfylde faktureringsbilag vedr. overgivelse: flyttekasser og paller

Hvis fragten ikke leveres

• Går der noget galt, vil der komme en mail i hovedpostkassen, som videresendes til fragtansvarlige.
  
  
• I webfragt kan ses, hvad der er gået galt.
  
  
• Er fragten forsøgt leveret forgæves, bestilles en ufranko returlevering til center. Kontakt sagsbehandler for ny levering.

Relevante oplysninger gemmes i LetAsyl jf. arbejdsgange.

Operatørkontrakten BILAG 13 – INDKVARTERING, SOCIALT NETVÆRK OG UDEBOLIGER Afsnit 16. Overgivelse til integrationskommunen.