Procedure for telefon og mail

At sikre tilgængelighed gennem bemanding af telefoner og mail i alle vagtlag i AsylSyd. 

Alle hovedtelefoner/vagttelefoner skal altid være bemandet!

Alle ansatte i AsylSyd har et ansvar for at holde egen arbejdstelefon og kalender opdateret ved fravær og lignende. Det betyder, at du skal huske at aktivere din telefonsvarer ved fravær samt sætte autosvar på din mail - og holde din kalender opdateret med fraværsperioder.

Har du har ansvaret for hovedtelefonen/vagttelefonen, skal du:

• Besvare indgående opkald, når den ringer.
• Sikre, at hovedtelefonen/vagttelefonen bliver passet eller er stillet om, når du ikke er til stede.

• Besvar henvendelser:
  • Er du forhindret i at tage din telefon, så husk at tjekke, om der er indgående beskeder på din svarer, SMS eller mail.
    
    
• Mødedisciplin:
  • Hold din telefon på lydløs eller sluk den helt.
• Ved fravær (fx kurser, ferie, sygdom):
  • Indtal en besked på telefonsvareren (hvor du er retur, hvem og hvordan man kan kontakte en kollega i dit fravær).
  • Viderestil din telefon (hvis relevant)

Obs! Er du sygedomsramt, er det din leders ansvar at orientere relevante interessenter.

Guide til viderestilling af ip-telefoner (ikke mobiler):

• • Aktivering af telefon: *211 (når du er retur ved din telefon og igen ønsker, at opkaldene går til dig)
  • Deaktivering af viderestillinger (bruges, hvis du forlader din telefon, men ikke ønsker viderestilling): *210
  • Viderestilling til kollega (din telefon skal være aktiveret - tryk herefter *72 + nummer
  • Tilbagetrækning: Deaktiver din telefon (*210) og tryk *73.

Forslag til telefonsvarerbesked:

• Du har ringet til [fornavn, efternavn, virksomhed].
  Jeg er ikke at træffe i øjeblikket. Indtal dit navn og telefonnummer, så ringer tilbage snarest muligt.
  
  
• Du har ringet til [fornavn, efternavn, virksomhed]. Jeg holder fri og er først tilbage [dato/måned/(år)]. Haster din henvendelse kan du kontakte [afdeling - fx Center Hvidings] hovedtelefon på [telefon: xx xx xx xx]. Tak for dit opkald.

Når du er fraværende i kortere eller længere perioder, skal du huske at sætte autosvar på din mail og opdatere din kalender.

Dette er med til at lette arbejdsgange ved indkaldelser og lignende samt at orientere interne, såvel som eksterne, om hvornår du igen er at træffe.

Autosvar i Outlook
Slå autosvar til:

• Åbn Outlook
• Gå til ”Filer” > ”Automatiske svar”
• Vælg periode autosvaret skal være aktivt i
• Indsæt tekst

Tekst til internt autosvar:

Kære kollega.
Jeg holder fri og træffes igen [xxxdag] den [xx. måned]. 
Din mail videresendes ikke. Haster din henvendelse, bedes du kontakte [navn/telefon] eller sende en mail til [din afdelings hovedpostkasse xxxxx].

Venlig hilsen
[Dit navn]

Tekst til eksternt autosvar:

Tak for din henvendelse.
Jeg holder fri og træffes igen [xxxdag] den [xx. måned].  Din mail videresendes ikke. For hastesager bedes du kontakte [afdeling] på mail xxxx@toender.dk eller telefon [xx xx xx xx].

Venlig hilsen
[Dit navn]
[Titel]

AsylSyd
Ulriksallé 4, 6270 Tønder
Tlf. +45 74 92 81 15 - Mobil +45 20 43 38 78 - E-mail ralka@toender.dk
www.asylsyd.dk - en del af Tønder Kommune

• AsylSyds Kommunikationsstrategi 2025-2030
• Niels Bøgskov Frederiksen, asylchef