Procedure for håndtering af billeder og video i AsylSyd
Hvorfor billeder i AsylSyd?
AsylSyd ønsker at synliggøre aktiviteter, historier og relevant info (public service) gennem brug af billeder, video og lyd. Det gælder både i forbindelse med branding og markedsføring af AsylSyd, men også til brug af stemningsbilleder på centrene ved behov.
Oplysningspligt
Som offentlig myndighed har vi en forpligtigelse til at efterleve reglerne om databeskyttelse. Det betyder, at alle billeder skal håndteres efter nedenstående procedure, og at vi skal oplyse hver gang, vi tager billeder samt formålsanvendelse.
Generelt om billedbrug i AsylSyd
Hovedtovholder
Tilknyttet fællesadministrationen er der en hovedtovholder, hvis ansvar er at sikre, at behandlingen af billeder sker efter gældende lovgivning og interne procedurer.
Afdelingers egne billedansvarlige
Hver afdeling har nogle udvalgte billedansvarlige, som har ansvaret for at sikre, at billedproceduren følges, og at der løbende ryddes op i billedarkivet.
Billeder generelt
Alle typer af billeder gemmes i Tønder Kommunes billeddatabase Skyfish. Det betyder, at billeder gemt på eksterne harddiske udfases, og billeder skal overføres til Skyfish, hvis de er relevante at beholde (grovsortér og vær selektiv).
Personidentificerbare billeder
Billeder, hvor personer kan identificeres, betragtes som personoplysninger under GDPR, og de må kun opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, de blev indsamlet til. Der findes ingen fast tidsfrist i loven, men praksis og vejledninger fra Datatilsynet giver klare retningslinjer. Tag stilling – hver gang!
Der SKAL indhentes samtykke på alle billeder med identificerbare personer på - disse arkiveres i Skyfish.
Samtykke kan, i mange tilfælde indhentes på forhånd, når man ved, hvem der deltager i fx en aktivitet o.l. Kontakt din afdelings billedansvarlig, AsylSyds medie- og kommunikationsspecialist, hvis du har spørgsmål til samtykkeerklæringer.
Der skal altid indhentes samtykke efter gældende retningslinjer ift. identificerbare personer i forbindelse med video. Samtykket kan arkiveres i Skyfish, men der må IKKE gemmes video- og lydfiler i Skyfish, da de tager for meget plads. Til dette anvender vi DreamBroker. Ønsker du at gemme video og/eller lydfiler, så kontakt medie- og kommunikationsspecialisten.
Ved udarbejdelse af grafiske opgaver i fx InDesign, kan det være nødvendigt at samle filer (linkmapper), som ikke kan arkiveres på hverken drev eller i ”skyen”. Disse filer arkiveres og gemmes på ekstern harddisk (jf. aftale med Tønder Kommunes kommunikationsafdeling), som er låst inde i AsylSyd Fællesadministrationen. Her indhentes selvfølgelig også samtykke, hvis relevant.
Skyfish - arkivering og oprydning
AsylSyds billedansvarlige og eventuelt udvalgte medarbejdere har adgang til Skyfish og må anvende arbejdstelefonen til at tage billeder med (ikke ens private mobil). Adgang kan ændres ved behov i den enkelte afdeling.
Det er muligt at downloade Skyfish app’en, hvori man direkte kan tage billeder og dermed direkte uploade i en mappe, så billedet ikke gemmes på mobilen. Det betyder, at du slipper for at skulle huske at slette billedet efterfølgende. Du kan også uploade billedet efter det er taget, men HUSK at slette det, så snart det er arkiveret i Skyfish.
Overførsel af billeder til Skyfish
Billeder kan overføres til Skyfish via PC (browser) eller via Skyfish-app’en (mobil).
Udvælg billeder
Skyfish er ikke et ”tøm dit kamera”-drev. Derfor skal man være selektiv hver gang, man uploader billeder og KUN gemme de billeder, som har et specifikt anvendelsesformål. Både af plads- og GDPR-hensyn. Vælg nogle enkelte og slet derefter alle ikke relevante billeder. Det er alles ansvar, at pladsforbruget ikke overskrides = løbende oprydning.
Slettedato
Sæt slettedato på alle billeder – vurdér, hvornår de skal udløbe (hvornår formålet for opbevaring ophører).
Der må ikke ligge billeder på dine enheder, særligt ikke personidentificerbare billeder. For at opfylde kravene om sletning, er det vigtigt, at du løbende arkiverer de billeder, som du ønsker at gemme - resten SKAL slettes fra din PC, mobil, iPad, Tønder Kommunes/AsylSyds drev (for eksempel fællesdrevet, dit private drev, PC’ens skrivebord med videre) eller anden enhed! Dette er for at sikre, at vi ikke, ved en fejl, glemmer at slette personidentificerbare billeder, og at vi ikke optager unødig plads på drevene.
- Log på din Skyfish-konto eller upload via app’en
- Find din afdelingsmappe
- Upload billederne i en eksisterende mappe eller opret en ny til formålet (du kan også oprette undermapper)
- Tag stilling: Sæt en udløbsdato på for, hvornår billederne skal slettes (jf. formål og varighed for opbevaring)
- Tilføj evt. en note til billedet (f.eks. ”Må kun anvendes til medarbejderportalen” o.l. – du kan evt. tage udgangspunkt i samtykket). Noten fremkommer, når man forsøger at downloade billedet.
- Sæt tags på mappen eller billederne, så de er lettere at finde (når du søger på tagget, i søgefeltet, kommer alle billeder med det tag frem)
- Ingen videoer i Skyfish – de fylder for meget
- Husk samtykke
- Udløbsdato (jf. procedure) ved personidentificerbare billeder (billeder bliver inaktive, når de udløber)Evt. del link til mappe eller billeder
- HUSK AT SLETTE DINE BILLEDER FRA DIN ENHED SAMT DREV!
Håndtering af samtykke
Når der tages billeder af identificerbare personer, SKAL der indhentes samtykke, skriftligt eller mundtligt. Et samtykke kan gives før eller efter, men det er vigtigt at huske oplysningspligten (info om, hvad billederne skal anvendes til, og hvor - kanaler). Samtykke kan indhentes på forhånd.
Alle samtykkeerklæringer af både ansatte, beboere og eksterne, vedrørende billedbrug (og video) skal arkiveres i Skyfish. Se hvordan samtykkemodulet i Skyfish virker HER.
Samtykke kan arkiveres manuelt som PDF i Skyfish eller via det digitale samtykkemodul. Ved du ikke, hvordan – se guide eller anmod om oplæring i Skyfish samtykkemodul hos medie- og kommunikationsspecialisten.
Når du skal bruge et billede, video eller lyd, skal du sikre, at samtykkeerklæringen stadigvæk er gældende, og at materialet må anvendes til dit ønskede formål (ellers skal der indhentes nyt samtykke). Beboere/medarbejdere kan nemlig, i den periode fra billedet er taget, til du skal bruge, have trukket sit samtykke tilbage. Hvis det er tilfældet, må du ikke anvende billedet igen, med mindre du kan få et nyt samtykke.
Trækker en person sit samtykke tilbage, skal det billeder og samtykke slettes fra Skyfish. Se procedure for samtykke i denne video.
Hvornår:
Samtykke indhentes ved behov. Er der identificerbare personer på nogle af de udvalgte billeder, skal der indhentes mundtligt samtykke med det samme.
Hovedformål:
Formålet er altid ”Årsfolder”.
Øvrige formål:
Sociale medier, hjemmeside og generel markedsføring:
Medie- og kommunikationsspecialisten vurderer, om de kan bruges til andre
formål (der indhentes separatsamtykke til disse).
Andre formål i afdelingerne:
Ønsker I at bruge billederne (med identificerbare personer på) til andet formål i jeres afdeling, skal der også indhentes samtykke fra personerne til dette. Arkivér samtykket i Skyfish (spørg jeres billedansvarlig).
Oplysningspligt:
Vi skal altid oplyse, når der tages billeder og til hvad.
Udvælgelse:
De medarbejdere, der tager billeder vælger 5-10 ud, som de mener er bedst til formålet.
Omdøb billeder:
Omdøb billederne før de uploades fx med personers navne, så det er let for modtageren at vide, hvem der er på billederne, når samtykket skal knyttes sammen med billederne.
Gem i Skyfish:
De udvalgte billeder uploades til afdelingens respektive Årsfoldermappe i Skyfish.
Samtykkeform:
Mundtlig, men bekræftes i mail
Mail med samtykkebekræftelse:
Emnefelt: ”Samtykke til brug i Årsfolder [årstal]”
Data: Fulde navn og ID-nummer på personer
Modtagermail: Sendes i en mail til ralka@toender.dk
Arkivering af samtykke/mails:
Medie- og kommunikationsspecialisten arkiverer samtykket og knytter det til billederne i Skyfish.